En tant qu’organisateur d’événement, il est impossible d’être partout à la fois. Pouvoir compter sur ses équipes est la base d’un événement réussi.Lorsqu’il s’agit de personnel dans le secteur de l’événementiel, le rôle du personnel d’accueil est souvent sous-estimé.
Pourtant, cette fonction est cruciale pour représenter vos valeurs, aiguiller les invités et gérer les imprévus et faire une première impression positive.
Dans cet article, Triplem explore pourquoi les hôtes(ses) d’accueil sont un maillon essentiel et comment leur présence peut transformer l’expérience de vos participants.
L’hôte(sse) d’accueil: la représentation fidèle de votre image de marque
Il faut l’admettre, l’hôte(sse) d’accueil est bien souvent le premier contact qu’un invité a avec l’événement.
De ce fait, ce professionnel de l’accueil devient l’incarnation immédiate de l’image de marque de l’organisateur.
En Suisse ou ailleurs, les standards de professionnalisme et de qualité dans l’événementiel sont particulièrement élevés. Il est donc impératif que ce rôle soit confié à des personnes possédant une présentation impeccable, une courtoisie exemplaire et une aisance naturelle dans les interactions sociales.
Lorsque c’est le cas, l’hôte(sse) compétent n’est plus un simple sourire ou une poignée de main. Grâce à sa finesse relationnelle, il ou elle maîtrise les codes de la communication non-verbale, gère les imprévus avec diplomatie et adapte son discours en fonction du profil de l’invité.
Des agents formés pour la gestion efficace des flux d’invités
Lors d’événements de grande envergure, comme des salons professionnels, des conférences internationales, des galas, etc. un accueil désorganisé peut entraîner des files d’attente, des tensions ou une mauvaise première impression.
Pendant de tels rassemblements, l’hôte(sse) d’accueil est capable d’optimiser les enregistrements, de distribuer les badges, d’aiguiller les participants vers les zones appropriées et d’éviter les encombrements.
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Une solution d’anticipation et de gestion des imprévus
Il est difficile de tout anticiper. Que ce soit une problématique technique, des invités en retard ou des changements de dernière minute dans le programme, l’hôte(sse) sait réagir rapidement et efficacement pour perturber le moins possible le déroulement de l’événement.
Finalement, les agents qui encadrent l’événement ont également une fonction d’assistance. Ils sont souvent sollicités pour répondre à des questions ou diriger des invités vers les bonnes personnes.
L’atout de votre événement: des compétences multilingues et interculturelles
La Suisse est un pays multilingue par excellence et un vrai hub international pour les affaires.
Lors d’événements professionnels, il est fréquent d’accueillir des invités de différents horizons linguistiques et culturels.
Un(e) hôte(sse) d’accueil doit donc maîtriser plusieurs langues, notamment le français, l’allemand et l’anglais. Cette compétence est un atout majeur pour les événements internationaux.
Une coordination discrète, mais essentielle avec les autres équipes
Souvent en lien direct avec les équipes techniques, restauration, logistiques et de sécurité, l’hôte(sse) joue également un rôle clé dans la coordination des opérations sur le terrain.
Ce professionnel de l’événementiel est capable de transmettre des informations rapidement et discrètement, sans perturber le déroulement de l’événement.
Cette coordination fluide assure que tout se passe sans accroc, même en cas d’imprévus.
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